Рассчитываем командировочные расходы!

Как рационально использовать денежные ресурсы, чтобы коман­дировка не стала дырой в бюджете? Сократив расходы на транспорт и аренду жилья, можно значительно сэкономить,— думают многие. Однако неграмотно урезав одни расходы, можно получить массу других,— предостерегают наши эксперты.

Мне бы в небо!

Командировка или деловая поездка строится, как правило, индивидуально. Ее можно разложить на несколько составляющих: транспорт, размеще­ние на месте пребывания и оформление въездных документов. В поездку также входит трансфер, организация переговоров, банкетов, деловых экс­курсий, развлекательной программы. Здесь многое зависит от целей поездки и её бюджета. Наши биз­несмены полным комплексом услуг в организации деловой поездки пользуются достаточно редко. Обычно предприниматели обращаются в турис­тические агентства для приобретения билетов, аренды помещений и оформления документов.

Железнодорожные билеты приобретаются реже: обычно в те районы, до кото­рых нельзя долететь, или для экономии бюджета. Граждане чаще всего отправляются в Москву, Санкт-Петербург, Сочи, Краснодар, Анапу, Тюмень, Владивосток и другие города. Из зарубежных на­правлений много заказов в Германию, Испанию, Турцию, Чехию, Швейцарию, Китай и Казахстан.

Сократить расходы на транспорт можно, за­казывая билеты заранее и в проверенной компа­нии. В отличие от туристических поездок, здесь не работает правило «горящих путевок». Билеты на регулярные рейсы продаются по принципу: чем раньше, тем дешевле. Это выгодно еще и потому, что за это время можно оптимизировать тот маршрут, который следует преодолеть. Из-за спе­цифики расположения нашего города поездки чаще всего сопровождаются пересадками. Имея в запасе время, можно выстроить приемлемый маршрут за приемлемые деньги. При этом хочется предо­стеречь предпринимателей от проблем, связанных с заказом авиабилетов через Интернет напрямую у авиакомпаний или сайтах online-бронирования. Для заказа билетов через Интернет и последующих расчётов обязательна кредитная карта, расчёты по которой могут вызвать ряд вопросов в бухгалтерии предприятия при предоставлении отчётных документов по командировке. Это не единственная трудность — у многих людей начинаются проблемы, когда появляются изменения в датах или мар­шруте. Бронируя билет напрямую у авиакомпании или на сайте online-бронирования, будьте готовы к тому, что придется иметь дело с большой и мало­подвижной системой, которая действует по строго установленным стандартам и, как правило, не про­являет участия к вам лично или к вашей конкретно сложившейся ситуации. Проблемы возникают также с возвратом денег при сдаче билетов. Заказы­вать билеты через Интернет можно, если вы точно знаете, что изменений не будет. С точки зрения предприятия, а также с целью оптимизации рас­ходов гораздо удобнее заключить договор купли- продажи авиа и/или ж. д. билетов с проверенным и надёжным агентом.

Где живете?

Выбор места проживания также зависит от целей и выделенного бюджета. Однако командировочные сегодня все чаще останавливаются в гостиницах и отелях, бронируя номера заранее. При таком подходе вы имеете время выбрать подходящий вариант. Выбор гостиниц велик: от многоэтажных, где размещаются разные категории постояльцев до небольших уютных, с домашней обстановкой. Немаловажным аспектом при выборе гостини­цы является наличие необходимого оснащения или оборудования. Если вам нужен конференц-зал определенной вместимости, с мультимедийным проектором, флип-чарт или другое оборудование, об этом также стоит позаботиться заранее.

 Для деловых поездок подойдут не­большие тихие отели, где можно самому поработать, а также провести встречи и переговоры. Сегодня номера, как пра­вило, оборудованы всем для этого необ­ходимым: есть рабочие зоны, телевидение и выход в Интернет, есть и зоны отдыха, отделенные от спальни. Уровень номера зависит от выбранного класса и статуса командировочного. Плюсом размещения в отелях по сравнению с квартирой будет наличие ресторанчиков или баров. В гос­тиничные комплексы также могут входить бассейны, конференц-залы, актовые залы. Администрация отеля гарантирует своим посетителям безопасность и сохранность вещей, чего нельзя ожидать, снимая квартиру. В услуги отелей также входит организация встречи, трансфера или такси, что тоже немаловажно. Если руководитель или другой сотрудник постоянно ездит в одни и те же населенные пункты, есть смысл заключить договор с одной гостиницей и оплачи­вать по безналичному расчету. Это позволит полу­чить дополнительные бонусы и скидки, а также вы всегда будете уверены, что для вас оставят место.